Dossier de candidature location : quels documents demander (et lesquels sont interdits)

Lorsque vous mettez un logement en location, le dossier de candidature est votre principal outil de sélection. C'est sur la base de ces documents que vous allez évaluer la solvabilité d'un candidat, vérifier son identité et prendre une décision éclairée. Mais attention : depuis la loi ALUR du 24 mars 2014 et son décret d'application du 5 novembre 2015, la liste des pièces que vous pouvez exiger est strictement encadrée. Demander un document interdit vous expose à des sanctions pouvant atteindre 3 000 euros pour un particulier et 15 000 euros pour une personne morale.

Que vous soyez propriétaire débutant ou bailleur expérimenté, que vous passiez par une agence ou que vous choisissiez de louer sans agence, ce guide fait le point complet sur ce que vous avez le droit de demander, ce qui est formellement interdit, et comment constituer un processus de sélection à la fois rigoureux et conforme à la loi.

Que dit la loi sur les documents d'un dossier de candidature ?

Le cadre juridique actuel repose sur deux textes fondamentaux. La loi ALUR (loi pour l'accès au logement et un urbanisme rénové) du 24 mars 2014 a posé le principe d'une liste limitative de documents exigibles. Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 a précisé cette liste de manière exhaustive.

Avant ces textes, les propriétaires pouvaient exiger à peu près n'importe quel document. Certains demandaient des relevés de compte bancaire, des attestations de l'employeur sur le comportement professionnel du candidat, voire des photos d'identité sans lien avec le bail. Ces pratiques, souvent discriminatoires, ont conduit le législateur à intervenir.

Selon l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 modifié par la loi ALUR : "En préalable à l'établissement du contrat de location, le bailleur ne peut demander au candidat à la location de produire les documents dont la liste est fixée par décret en Conseil d'État, pris après avis de la Commission nationale de concertation." Autrement dit, la liste du décret est limitative : tout ce qui n'y figure pas est interdit.

Ce cadre s'applique aussi bien au locataire qu'à son éventuel garant (personne physique ou morale). Les mêmes règles protègent les deux.

Des plateformes comme Loueo intègrent ces règles directement dans le parcours de candidature, de sorte que seuls les documents autorisés par le décret sont demandés au candidat — sans effort supplémentaire de la part du propriétaire.

Quels sont les documents autorisés dans un dossier de candidature locative ?

Le décret du 5 novembre 2015 établit quatre catégories de pièces justificatives que le propriétaire peut légitimement demander. Sur Loueo, la liste des pièces demandées s'adapte automatiquement au profil du candidat — salarié, indépendant ou étudiant — pour rester conforme tout en simplifiant la démarche. Voici le détail complet.

1. Une pièce d'identité en cours de validité

Le candidat doit fournir un seul document parmi les suivants :

• Carte nationale d'identité française ou étrangère
• Passeport français ou étranger
• Permis de conduire français ou étranger
• Carte de séjour temporaire, carte de résident, certificat de résidence de ressortissant algérien, carte de ressortissant d'un État membre de l'UE

Le bailleur ne peut pas exiger plusieurs pièces d'identité. Un seul document suffit à remplir cette catégorie. Selon une étude de la FNAIM publiée en 2024, 12 % des propriétaires demandent encore deux pièces d'identité à leurs candidats, en violation de la réglementation.

2. Un justificatif de domicile

Le candidat doit prouver sa situation de logement actuelle avec un seul document parmi :

• Les trois dernières quittances de loyer (ou, à défaut, une attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges)
• Une attestation d'élection de domicile établie par un organisme agréé (pour les personnes sans domicile stable)
• Une attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le candidat réside à son domicile, accompagnée d'une pièce d'identité et d'un justificatif de domicile de l'hébergeant
• Le dernier avis de taxe foncière (si le candidat est propriétaire de sa résidence actuelle)

Pour un primo-locataire qui quitte le domicile familial, l'attestation de l'hébergeant (parent) accompagnée de sa pièce d'identité est la solution la plus courante.

3. Les justificatifs d'activité professionnelle

Un seul document parmi les suivants selon la situation du candidat :

Pour les salariés :

• Contrat de travail ou attestation de l'employeur précisant l'emploi, la rémunération et la date d'entrée en fonctions
• Extrait Kbis de moins de 3 mois (pour les commerçants)
• Copie du certificat d'identification de l'INSEE portant le numéro SIREN (pour les travailleurs indépendants)
• Copie de la carte professionnelle (pour les professions libérales réglementées)
• Toute pièce récente attestant de l'activité (pour les autres cas)

Pour les étudiants :

• Carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours

Pour les demandeurs d'emploi ou bénéficiaires de prestations :

• Copie du dernier avis d'imposition ou de non-imposition

4. Les justificatifs de ressources

C'est la catégorie la plus importante pour évaluer la solvabilité. Le propriétaire peut demander l'ensemble des documents suivants (contrairement aux catégories précédentes où un seul document suffit) :

• Les trois derniers bulletins de salaire (ou les deux derniers pour les salariés payés mensuellement depuis moins de trois mois)
• Le dernier avis d'imposition ou de non-imposition
• Les justificatifs de versement de prestations sociales et familiales et des pensions de retraite perçus lors des trois derniers mois
• Une attestation de simulation d'APL (aide personnalisée au logement) émanant de la CAF ou de la MSA
• Le dernier bilan comptable ou, à défaut, une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivrée par un comptable (pour les travailleurs indépendants)

D'après l'Observatoire des loyers de l'agglomération parisienne (OLAP), le ratio loyer/revenus médian à Paris s'établit à 33 % en 2025. La règle informelle des "trois fois le loyer" en revenus nets reste la référence du marché, même si elle n'a aucune valeur légale. Un candidat gagnant 2 100 euros nets pour un loyer de 700 euros sera considéré comme solvable par la majorité des bailleurs.

Quels documents sont formellement interdits dans un dossier locatif ?

La loi ALUR et le décret de 2015 sont catégoriques : tout document ne figurant pas dans la liste autorisée est interdit. En pratique, voici les pièces les plus fréquemment demandées à tort.

Documents financiers et bancaires interdits

• Relevé de compte bancaire ou RIB : c'est l'abus le plus courant. D'après une enquête de la Fondation Abbé Pierre réalisée en 2023, 41 % des candidats locataires déclarent s'être vu demander un RIB ou un relevé bancaire. Or ce document est strictement interdit car il révèle des informations sur les habitudes de consommation et la vie privée du candidat.
• Attestation d'absence de crédit en cours : le propriétaire n'a pas le droit de connaître l'endettement du candidat au-delà de ce que révèle l'avis d'imposition.
• Attestation de bonne tenue de compte émise par la banque du candidat.
• Chèque de réservation du logement : aucune somme ne peut être exigée avant la signature du bail, à l'exception du dépôt de garantie versé à la remise des clés.

Documents d'identité et personnels interdits

• Photographie d'identité (sauf celle figurant sur la pièce d'identité elle-même) : exiger une photo séparée peut constituer un support de discrimination.
• Carte Vitale ou attestation de droits à la Sécurité sociale : ces documents relèvent de la vie privée médicale du candidat.
• Extrait du casier judiciaire : la demande constitue une violation grave de la vie privée et peut caractériser une discrimination.
• Contrat de mariage ou jugement de divorce : le statut matrimonial détaillé du candidat ne regarde pas le bailleur.
• Dossier médical personnel ou toute information relative à l'état de santé.

Documents administratifs interdits

• Attestation de l'employeur sur le comportement professionnel du candidat.
• Copie de relevé de Pôle emploi (France Travail) en dehors de l'avis d'imposition.
• Autorisation de prélèvement automatique pour le paiement du loyer : le locataire choisit librement son mode de paiement.

Selon le rapport annuel 2024 du Défenseur des droits, les discriminations dans l'accès au logement représentent 12,3 % des réclamations reçues, ce qui en fait le troisième motif de saisine. Les demandes de documents interdits participent directement de ce phénomène. Loueo élimine ce risque en ne proposant jamais la collecte de documents interdits par le décret : le formulaire de candidature ne présente que les catégories autorisées, ce qui protège le propriétaire autant que le candidat.

Quelles sanctions risque un propriétaire qui demande des documents interdits ?

Les sanctions sont réelles et dissuasives. L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, modifié par la loi ALUR, prévoit :

• 3 000 euros d'amende pour une personne physique (propriétaire individuel)
• 15 000 euros d'amende pour une personne morale (SCI, société de gestion)

Ces amendes sont prononcées par le préfet du département, sur signalement du locataire ou d'une association agréée de défense des locataires. En 2024, la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) a contrôlé 1 200 annonces locatives et relevé des manquements dans 23 % d'entre elles, incluant des demandes de justificatifs non autorisés.

Au-delà de l'amende administrative, un candidat évincé peut engager une action civile pour discrimination devant le tribunal judiciaire et demander des dommages et intérêts.

Comment vérifier efficacement un dossier sans enfreindre la loi ?

Respecter la liste légale ne signifie pas renoncer à la rigueur. Voici les bonnes pratiques pour analyser un dossier de candidature en toute conformité.

Vérifier la cohérence des documents entre eux

Croisez les informations. Le nom sur le bulletin de salaire doit correspondre à celui de la pièce d'identité. L'adresse du dernier avis d'imposition doit être cohérente avec le justificatif de domicile. Le revenu fiscal de référence de l'avis d'imposition doit être compatible avec les bulletins de salaire présentés. Ces vérifications croisées sont plus fiables qu'un simple RIB.

Utiliser le dispositif DossierFacile

Le service public DossierFacile (dossierfacile.logement.gouv.fr), opéré par le ministère du Logement, permet aux candidats de constituer un dossier numérique dont les pièces sont vérifiées par des agents assermentés. Le label "DossierFacile" garantit que les documents sont authentiques et conformes. En 2025, plus de 1,5 million de dossiers ont été déposés sur la plateforme, selon les chiffres du ministère.

Accepter les dossiers DossierFacile vous fait gagner du temps et sécurise votre sélection tout en restant dans le cadre légal.

Calculer le taux d'effort réel

Plutôt que de vous fier à la règle du "3 fois le loyer", calculez le taux d'effort réel du candidat : le rapport entre le loyer charges comprises et ses revenus nets mensuels. Un taux d'effort inférieur à 33 % est généralement considéré comme sain. Si le candidat bénéficie d'aides au logement (APL), intégrez-les dans le calcul.

Si vous choisissez votre locataire en combinant l'analyse financière et le respect strict de la liste légale, vous obtiendrez un processus de sélection à la fois juste et efficace.

Recourir à la garantie Visale

La garantie Visale, proposée gratuitement par Action Logement, couvre les impayés de loyer et les dégradations locatives. Elle est accessible aux locataires de moins de 30 ans et aux salariés en mobilité professionnelle. Accepter un candidat couvert par Visale réduit significativement votre risque, même si son dossier financier est limite.

Le cas particulier du garant : quels documents demander ?

Le garant (caution physique ou morale) est soumis aux mêmes règles que le locataire. Vous pouvez lui demander les mêmes catégories de documents : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, un justificatif d'activité professionnelle et des justificatifs de ressources.

En revanche, la loi interdit d'exiger un garant lorsque le locataire a souscrit une assurance garantissant les obligations locatives (GLI) ou bénéficie de la garantie Visale. C'est l'un ou l'autre, jamais les deux — sauf pour les étudiants et les apprentis, qui peuvent cumuler caution personnelle et Visale.

D'après le baromètre LocService 2025, 68 % des propriétaires exigent un garant en plus des justificatifs de revenus, un chiffre qui monte à 82 % pour les locations parisiennes. Si vous louez un appartement à Paris sans agence, la question du garant sera quasi systématique.

Comment organiser la collecte des dossiers de manière fluide ?

La collecte de dossiers peut vite devenir un casse-tête logistique, surtout si vous recevez des dizaines de candidatures. Voici quelques conseils pour structurer le processus.

Communiquez la liste en amont. Dès votre annonce ou lors de la prise de rendez-vous pour la visite, transmettez la liste exacte des documents attendus. Cela évite les allers-retours et montre votre professionnalisme. Précisez explicitement que vous ne demandez que les pièces prévues par le décret du 5 novembre 2015.

Fixez un délai de dépôt. Après les visites, accordez aux candidats un délai raisonnable (48 à 72 heures) pour déposer leur dossier complet. Cela garantit l'équité entre candidats et vous permet de comparer les dossiers de manière méthodique.

Numérisez les pièces. Privilégiez la collecte numérique (fichiers PDF) plutôt que les dossiers papier. C'est plus facile à stocker, à comparer et à archiver. Loueo permet justement de centraliser la réception des candidatures en ligne, avec un espace dédié où les candidats déposent leurs pièces de manière structurée — chaque document dans la bonne catégorie, sans risque de pièce manquante.

Comparez objectivement. Établissez une grille de critères objectifs (taux d'effort, stabilité professionnelle, garantie ou garant) et appliquez-la de manière identique à chaque dossier. Cette méthode protège contre les accusations de discrimination et facilite la prise de décision.

Faut-il demander tous les documents autorisés ?

Non, la liste est un maximum, pas un minimum. Vous n'êtes pas obligé de demander tous les documents autorisés. En pratique, les pièces essentielles sont :

1. Une pièce d'identité — pour vérifier l'identité du signataire du bail
2. Les trois derniers bulletins de salaire — pour évaluer les revenus courants
3. Le dernier avis d'imposition — pour confirmer les revenus déclarés
4. Un justificatif de domicile — pour situer la situation actuelle du candidat

Cette base couvre 90 % des cas. Les autres pièces (attestation d'activité, simulation d'APL, bilan comptable) ne sont pertinentes que pour des profils spécifiques : indépendants, étudiants, retraités.

Avec Loueo, la configuration du dossier de candidature est adaptée au profil du locataire : l'outil demande automatiquement les bonnes pièces selon la situation déclarée, ni plus ni moins, et s'assure que tout reste conforme à la réglementation.

Combien de temps faut-il conserver les dossiers non retenus ?

Le RGPD impose de ne pas conserver les données personnelles des candidats non retenus au-delà du temps nécessaire à la finalisation de la sélection. En pratique, la CNIL recommande de supprimer les dossiers des candidats non sélectionnés dans un délai maximum de 3 mois après l'attribution du logement.

Pour le dossier du locataire retenu, les pièces peuvent être conservées pendant toute la durée du bail, puis supprimées à son terme.

Veillez à stocker les dossiers dans un espace sécurisé (chiffré si numérique, sous clé si papier) et à ne jamais les partager avec des tiers non autorisés.

En résumé : la checklist du dossier conforme

Pour récapituler, voici les points essentiels à retenir :

• Respectez la liste du décret du 5 novembre 2015 — elle est limitative et exhaustive
• Ne demandez qu'une seule pièce par catégorie (identité, domicile, activité), sauf pour les justificatifs de ressources où vous pouvez en demander plusieurs
• N'exigez jamais de RIB, relevé de compte, extrait de casier judiciaire, photo d'identité séparée, carte Vitale ou chèque de réservation
• Vérifiez la cohérence entre les documents plutôt que de multiplier les pièces demandées
• Acceptez DossierFacile et Visale pour simplifier et sécuriser la sélection
• Supprimez les dossiers des candidats non retenus sous 3 mois
• Appliquez les mêmes critères à tous les candidats pour éviter toute discrimination

Un dossier de candidature bien encadré protège le propriétaire autant que le locataire. En respectant le cadre légal, vous construisez une relation de confiance dès le premier échange — et vous évitez les litiges coûteux. C'est le fondement d'une gestion locative sereine, que vous gériez seul ou avec l'aide d'un outil comme Loueo.